日本癌治療学会 個人情報の取扱い方針

 

一般社団法人日本癌治療学会(以下,「本学会」といいます。)は,会員の個人情報保護の重要性について認識し,本学会会員専用及び会員登録用ウェブサイト( jsco.members-web.com ,以下「本サイト」といいます。)における個人情報の取扱い方針について説明致します。

 

1.収集する個人情報とその利用,会員の拒否する権利について

1) 個人情報とは
「個人情報」とは,個人に関する情報であって,当該情報に含まれる氏名,生年月日,住所,ID暗証番号,電話番号,メールアドレス,画像,音声等により個人を識別できる情報で紙,コンピュータ等の記録媒体により管理されているもの,書面として保管できる状態のもの及び各種情報機器(パソコン,各種サーバー,端末,記録媒体及びデータ通信機器を含む)に保存された状態のものを指します。

2) 本学会で収集する会員の個人情報について
本学会では,個人情報の取り扱いには充分な配慮を行っておりますが,予測できない事故に際しての被害を最小限に留めるため,事務局から会員への連絡及び会員相互の連絡を含め,学会定款及びその他の規則に従い学会運営を行う上で必要な情報に限定して,会員の情報を収集いたします。

3) 個人情報収集の目的について
本学会では,次の業務に利用するため,会員の個人情報を収集いたします。
・事務局からの会員への連絡(郵送,e-mail,電話,FAXによる)
・会員への機関誌その他の発送
・会員名簿の作成
・委員会等における会員相互の連絡(郵送,e-mail,電話,FAXによる)

4)個人情報の収集と利用,会員の拒否する権利について
会員から個人情報を提供いただく場合には,あらかじめその目的を明示し,同目的の範囲内での利用に限定致します。
会員から個人情報を提供いただく際に明示した目的の範囲を超えて会員の個人情報を利用する必要が生じた場合には,事前に会員にその目的を連絡いたします。この新たな目的に同意いただけない場合には,会員自身の判断により拒否することができます。
個人情報の提供を希望されない場合,会員は自身の判断により,個人情報を提供しないことが可能です。ただし,個人情報を提供しないことにより,一部,学会活動における権利が制限されることがあります(例;生年月日を明らかにされない場合には,代議員選挙における被選挙権が付与されないことなど)。

5)外部への業務委託及び業務委託先における個人情報の取扱いについて
本学会は,より安全に,より効率的に個人情報の収集を行うため,本学会が信頼できると判断し,機密保持契約を締結した会社(以下,「業務委託先」といいます。)に個人情報の管理を含む本サイトのシステム開発・運営を委託しております。
また,より効率的に会員宛のサービスの提供(機関誌の配布,会告の発送,会員名簿の作製等)を行うため,本学会が信頼できると判断し,機密保持契約を締結した法人等(以下,「業務委託先」といいます。)に個人情報を提供したうえで業務を委託することがあります。
業務委託先に対しては,必要な目的の範囲内で必要な情報のみを開示し,サービスの提供を目的とする以外での情報の利用を禁止しております。

6)アクセスログの収集について
本サイトへの不正なアクセスを監視するため,本サイトへのアクセスログを収集しております。アクセスログには,個人を特定できる内容を含んではおりません(個人情報には該当しません)。

 

2.個人情報の開示について

本学会は,会員の個人情報を,会員の同意を得ることなく,業務委託先以外の第三者に開示することはありません。ただし,学会運営上,提供が必要な場合には,関係官庁・団体(厚生労働省,日本医学会等)に対し,必要な個人情報項目に限定して,全会員の名簿を提供することがあります。また,法令により開示を求められた場合,または,裁判所,警察等の公的機関から開示を求められた場合は,会員の同意なく個人情報を開示することがあります。

 

3.個人情報の管理,セキュリティ対策について

1) 管理体制について
本学会では,会員の個人情報の外部への流出防止だけでなく,外部からの不正なアクセス等の危険に対して,適切かつ合理的なレベルの安全対策を実施し,会員の個人情報の保護に努めます。
個人情報に係るデータベース等へのアクセスについては,アクセス権を有する者を限定し,事務局内においても不正な利用がなされないように厳重に管理します。
なお,管理レベルを向上させるため,個人情報の管理業務の一部を業務委託先に委託する場合があります。業務委託先に対しても,会員の個人情報の流出や不正アクセス等が起こらないよう,適切な管理を実施させます。

2) SSLの使用について
本サイトでは,個人情報を登録・更新いただく際に, SSL(セキュア・ソケット・レイヤー)を使用し,インターネット上で送信されるデータを暗号化することにより傍受を防止しております。

 

4.個人情報に関するお問合せ,修正について

会員ご自身の個人情報について確認されたい場合には,第三者への会員の個人情報の漏洩を防止するため,請求された会員ご自身であることが確認できた場合に限り,学会で保管させていただいておりますその会員の個人情報を会員にお知らせいたします。

会員からの要請に基づき,会員の個人情報に誤りや変更があった場合には,第三者による会員の個人情報の改ざんを防止するため,会員ご自身であることが本学会にて確認できた場合に限り,不正確な情報または古い情報を修正または削除させていただきます。
ただし,会員宛連絡を円滑に行うため,会員の所属機関又は住所の移動により連絡先が不明となった場合には,本学会事務局より移動前の所属機関宛に新たな連絡先について問い合わせることがあり,その結果得られた情報により,会員の個人情報を修正・削除することがあります。

 

5.収集した個人情報の保持期間について

収集した会員の個人情報は,入会手続き又は会員としての学会活動に必要な期間,本サイト上に保有されます。また,その破棄については次のとおりです。
・入会手続きが整わないときは,本サイトにご登録いただいてから3カ月以内に本サイトから破棄いたします。
・入会が理事会で承認されなかった場合には,当該理事会後1カ月以内に本サイトから破棄いたします。
・ご退会等により会員資格を喪失された場合には,会員資格損失後1年度を経過した時点で本サイトから破棄いたします。

 

6.会員の個人情報保護に関するお問合せ先

本ステートメントに関するお問合せ及び会員の個人情報に関するお問合せは,本学会事務局(E-mail office@jsco.or.jp Tel 075-751-7150,Fax 075-761-9724)までお願いします。

 

7.改訂について

本学会では、会員の個人情報の保護を強化するために,または,日本国の従うべき法令の変更に伴い,本ステートメントを改定することがあります。本ステートメントを改定した場合は,本ページ改訂内容を公表することによって会員に通知いたします。改訂したステートメントにご同意いただけない場合には,会員ご自身の判断により,拒否することができます。

 

8.リンクについて

本サイトからリンクされている他のウェブサイトでの会員の個人情報の安全確保については,本学会が責任を負うことはできません。他のウェブサイトに移行する際には,別ウィンドウにて表示されます。他のウェブサイトにおける個人情報の安全確保については,当該ウェブサイトのプライバシーステートメントを確認されることをお薦めいたします。